Organiser son pot de thèse à Dijon : le guide du doctorant pressé
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Organiser son pot de thèse à Dijon : le guide du doctorant pressé
Combien d’invités viennent vraiment, comment gérer une soutenance qui déborde, quand faire les discours, et qui paie.
L’essentiel
Un pot de thèse se prépare pour deux à trois heures, avec un buffet debout, un espace où l’on peut faire quelques discours, et une capacité calculée sur les présents réels et non sur la liste d’invitation. Chez Salt & Pepper, en plein centre de Dijon, l’espace se privatise jusqu’à 120 personnes, avec un buffet préparé sur place.
Après trois ans de thèse et une soutenance de deux heures, personne n’a envie de gérer la logistique du pot. Et pourtant c’est souvent le doctorant lui-même qui s’en occupe, parfois la veille. Voilà ce qu’il faut savoir pour que ce moment ne se transforme pas en corvée.
01Le nombre d’invités, le piège numéro un
On invite le labo, les collègues, le jury, la famille, les amis. La liste monte vite à soixante ou quatre-vingts personnes. Dans les faits, il en vient entre 60 et 75 %. Les collègues d’un autre bâtiment ne descendent pas toujours, une partie du jury repart directement, et il y a toujours des désistements de dernière minute.
Ce qu’on conseille : invitez large, mais donnez un chiffre réaliste pour le buffet. Chez nous, l’ajustement définitif se fait deux jours avant, ce qui laisse le temps de voir qui a répondu.
02Après la soutenance, le timing serré
La soutenance déborde presque toujours. Les questions du jury durent plus longtemps que prévu, la délibération aussi, et les invités attendent dans le couloir. Si le pot est prévu à 17 h dans un lieu qui ferme à 20 h, la marge fond.
C’est le vrai argument pour ne pas organiser le pot dans la salle d’à côté à l’université : vous n’êtes pas coincé par un horaire administratif, et le lieu ne dépend pas d’un service qui ferme.
03Debout, mais pas tout le monde
Un pot de thèse se fait debout, c’est le format qui permet aux gens de circuler et de se parler. Mais il y a toujours des personnes âgées, des parents venus de loin, quelqu’un qui ne tiendra pas trois heures sur ses jambes. Prévoyez une dizaine d’assises sur le côté, ça ne coûte rien et ça change tout pour eux.
04Les discours, à quel moment
Le bon moment se situe environ quarante-cinq minutes après l’arrivée du gros des invités. Assez tard pour que tout le monde soit là et ait un verre en main, assez tôt pour que personne ne soit déjà reparti. Deux ou trois prises de parole courtes, pas plus : le directeur de thèse, un collègue, le nouveau docteur. Au-delà, l’attention retombe.
Si vous projetez des photos ou une petite vidéo, dites-le en amont pour qu’on prépare l’écran et le son.
05Pourquoi le faire chez nous
On est en plein centre de Dijon, à dix minutes à pied de la gare, ce qui compte pour la famille et les membres du jury venus d’autres villes. Le buffet est cuisiné sur place le jour même, pas livré, ce qui veut dire qu’un décalage d’une heure ne pose pas de problème.
Et surtout, il y a quelqu’un qui s’occupe de tout pendant que vous, vous parlez à vos invités. C’est probablement le point le plus important : le jour de sa soutenance, on n’a pas envie de compter les verres propres.
?Vos questionsQuestions fréquentes
On invite combien de personnes, en vrai ?
La règle qu’on observe : entre 40 et 70 personnes annoncées, il en vient 60 à 75 %. Le labo au complet ne vient jamais au complet. Comptez large pour les invitations, mais donnez-nous un chiffre réaliste pour le buffet, quitte à l’ajuster deux jours avant.
Est-ce qu’on peut apporter notre propre champagne ou notre gâteau ?
Le gâteau fait par la famille ou les collègues, oui, c’est même fréquent et on le prévoit dans le déroulé. Pour les boissons, parlez-en au moment du devis, on regarde ensemble ce qui est possible.
Il y a de quoi projeter ou brancher un micro ?
Oui, écrans et sonorisation sont disponibles. Beaucoup de pots de thèse incluent un petit diaporama de photos ou quelques mots du directeur de thèse, prévenez-nous simplement en amont.
Ça dure combien de temps ?
Comptez trois heures en moyenne. Un pot de thèse démarre souvent vers 17 h ou 18 h après la soutenance, et le gros du monde repart au bout de deux heures. Le noyau reste plus tard.
Il faut réserver combien de temps à l’avance ?
La date de soutenance est souvent connue deux à trois mois avant, c’est le bon moment pour bloquer le lieu. En dessous d’un mois, c’est jouable mais le choix des créneaux se réduit, surtout en juin et en décembre.
Est-ce que le labo peut payer directement ?
Oui, nous établissons un devis et une facture au nom de l’établissement ou du laboratoire si c’est lui qui prend en charge. Beaucoup de doctorants passent par ce circuit, dites-le nous dès le départ pour que les documents soient au bon format.
Antonin Carré, cofondateur et CEO de Salt & Pepper. Six ans d'événementiel à Dijon, plus de 850 événements organisés dans le lieu. Son profil et ses articles
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