Le budget réel d’un séminaire d’une journée, poste par poste

Votre direction vous a donné une date, un objectif et une phrase : « fais-moi une proposition ». Pas de budget. C’est le cas le plus fréquent, et c’est le plus inconfortable, parce que vous allez devoir construire l’enveloppe vous-même avant de la défendre.

Ce qui suit est la grille que nous utilisons quand une entreprise nous appelle sans chiffre en tête. Elle ne donne pas de tarif, elle donne l’ordre des questions à se poser pour qu’aucun poste ne tombe du ciel trois jours avant.

Commencer par l’effectif réel, pas par la liste d’invitation

Tous les postes suivants se multiplient par le nombre de participants. Une erreur de dix personnes se retrouve sur la restauration, sur l’activité, sur le mobilier et parfois sur la salle elle-même si elle change de catégorie.

Sur un séminaire interne obligatoire, comptez 90 % de présents. Sur un séminaire où la participation est libre, ou qui mélange plusieurs sites, tablez entre 70 et 80 %. Le chiffre définitif se cale à J-7, et le lieu doit accepter un ajustement à cette date : c’est une question à poser dès le premier appel.

Poste 1 : la salle, et ce qu’elle contient vraiment

Deux devis de salle ne se comparent pas au prix affiché mais à ce qui est compris dedans. Écran, sonorisation, paperboards, connexion, installation du mobilier à votre configuration, présence d’une personne sur place : chez certains lieux tout est inclus, chez d’autres chaque ligne est une option.

Le piège classique est la salle « nue » à prix attractif, à laquelle s’ajoutent la location de l’écran, le technicien, le vestiaire et la mise en place. À l’arrivée, elle coûte plus cher que la salle équipée.

Chez Salt & Pepper, la Meeting Room fait 60 m² pour 20 à 22 personnes autour de tables ou 40 en théâtre, et l’Event Room 130 m² pour les plénières jusqu’à 80 personnes. L’écran, le partage sans fil, le système son et l’installation à votre configuration sont dans le devis, pas en ligne supplémentaire.

Poste 2 : la restauration, le poste que tout le monde sous-estime

Sur une journée complète, on nourrit les gens quatre fois : le café d’accueil, la pause du matin, le déjeuner, la pause de l’après-midi. Ajoutez un apéritif si la journée finit par un cocktail. Rapporté au nombre de participants, ce poste dépasse presque toujours la salle.

Deux façons de le réduire sans dégrader la journée. La première est de jouer sur la gamme du déjeuner et, pour un cocktail, sur le nombre de pièces par personne : ce sont le contenu et les quantités qui font le prix, pas le nombre de pauses ni le fait de les monter en salle. La seconde est de choisir un lieu qui cuisine sur place : vous supprimez la livraison, l’installation du traiteur et le ramassage, trois lignes qui ne nourrissent personne.

Poste 3 : l’activité de cohésion

C’est le poste le plus variable, de zéro à un montant qui dépasse la salle. Un atelier cuisine avec un chef, un défi Top Chef, une dégustation de vins ou un atelier moutarde n’ont pas le même coût par personne, et surtout pas la même durée : d’une heure à une demi-journée.

Le bon réflexe est de partir de l’objectif de la journée. Si le séminaire sert à faire passer une stratégie, l’activité est un moment de décompression d’une heure en fin de journée. Si le séminaire sert à souder une équipe qui vient de fusionner, l’activité devient le cœur de l’après-midi et mérite la moitié du budget.

Un détail qui change le calcul : quand l’activité est un atelier cuisine, le dîner est produit par les participants eux-mêmes. Vous ne payez pas un repas en plus de l’animation.

Poste 4 : le matériel et ce qui s’ajoute le matin même

Kakémonos, badges, cadeaux de fin de journée, impression des supports, goodies. Aucun n’est cher seul, tous ensemble ils font une ligne. La plupart des lieux ne les fournissent pas, et c’est normal.

Ajoutez les frais qu’on découvre le jour J : le participant qui n’avait pas répondu et qui vient, le régime alimentaire non signalé, le taxi de fin de soirée. La réserve de 10 % existe pour ça, et elle est rarement dépensée en entier.

Poste 5 : les transports et l’hébergement éventuel

Si votre équipe vient de plusieurs villes, le transport peut peser autant que la salle. Un lieu en centre-ville, à dix minutes à pied de la gare, supprime les navettes et les parkings. Dijon est à 1 h 30 de Paris en TGV, ce qui permet à une équipe parisienne de faire l’aller-retour dans la journée sans nuit d’hôtel.

Si une nuit est nécessaire, le sujet est traité dans notre article sur le séminaire résidentiel : un lieu avec chambres n’est pas la seule option, et rarement la moins chère.

Ce qu’on déconseille

Négocier la salle à la baisse et garder le reste inchangé. La salle est le poste le moins élastique et le moins important pour l’expérience des participants. Personne ne se souvient du prix de la salle, tout le monde se souvient d’un déjeuner raté ou d’une activité bâclée.

Autre erreur fréquente : demander trois devis à trois lieux sans leur donner le même cahier des charges. Vous recevez trois prix qui ne couvrent pas la même chose et vous comparez des choses incomparables. Envoyez le même brief, avec l’effectif, les horaires, le nombre de pauses et le format du déjeuner.

Le brief à envoyer pour recevoir un devis comparable

• La date, l’heure d’arrivée et l’heure de départ, et si la fin de journée se prolonge en soirée.
• L’effectif prévu et la date à laquelle vous confirmerez le chiffre définitif.
• Le déroulé souhaité : plénière, sous-groupes, activité, déjeuner assis ou debout.
• Les régimes alimentaires connus.
• Ce que vous apportez vous-même : supports, cadeaux, matériel particulier.

Avec ces cinq éléments, un lieu peut chiffrer ligne par ligne. Chez nous, le devis arrive sous 24 heures ouvrées, et il se lit poste par poste, exactement comme cet article.

Questions fréquentes

Antonin Carré, cofondateur et CEO de Salt & Pepper. Six ans d'événementiel à Dijon, plus de 850 événements organisés dans le lieu. Son profil et ses articles