Organiser un CODIR à Dijon : lieu, format et déroulé
Organiser un CODIR à Dijon : lieu, format et déroulé
Board of Directors and Executive Committee
Pourquoi sortir du siège, les quatre questions à poser au lieu, et le déroulé de journée qu’on voit le mieux fonctionner.
L’essentiel
Un comité de direction qui compte se tient ailleurs qu’au siège, dans une salle fermée où personne ne passe, avec un déjeuner servi sur place pour ne pas disperser le groupe à midi. Chez Salt & Pepper, la Meeting Room, 60 m² en plein centre de Dijon, accueille confortablement une vingtaine de personnes autour de tables, la visioconférence est prête pour ceux qui ne peuvent pas venir, et la cuisine est dans le bâtiment.
Le comité de direction, c’est la réunion la plus chère de l’année. Dix à quinze dirigeants immobilisés une journée entière. Et pourtant, dans beaucoup d’entreprises, elle se tient dans la salle du fond avec des sandwichs et une porte qui s’ouvre toutes les vingt minutes.
On accueille régulièrement des comités de direction, et les mêmes questions reviennent toujours. Voilà les réponses.
Ce n’est pas une question de décor. C’est qu’au siège, il y a toujours quelqu’un qui vient chercher le directeur commercial « deux minutes », un mail qui tombe et qui fait décrocher la moitié de la table, et une salle réservée juste après par quelqu’un d’autre, qui fait qu’on expédie le dernier point.
Il y a aussi un effet plus discret dont les dirigeants nous parlent souvent : dans un lieu neutre, on se contredit plus facilement. Personne n’est chez soi, personne n’est dans le bureau de son patron. Pour une réunion dont l’objet est justement d’arbitrer, ça compte.
La question à poser à un lieu n’est pas « avez-vous une salle de 15 personnes ». Tout le monde en a une. Les vraies questions sont ailleurs.
Est-ce que quelqu’un traverse la pièce ? Beaucoup d’espaces dits privatifs donnent en réalité sur un couloir de passage, ou sont séparés par une cloison mobile. Pour un comité qui parle de réorganisation ou de chiffres, ça ne va pas.
Le son de la visio, pas l’image. Il y a presque toujours un ou deux membres à distance. Ce qui les fait décrocher, ce n’est jamais la qualité de l’image, c’est de ne pas comprendre qui parle. Demandez comment le micro est installé pour une table de douze.
Y a-t-il de la lumière du jour ? Une journée complète dans une salle aveugle, et les décisions de 16 h ne ressemblent pas à celles du matin.
Qui gère le déjeuner ? Si c’est un traiteur extérieur, il arrive à l’heure prévue, pas à la vôtre. Et votre matinée déborde presque toujours.
Le schéma qu’on voit fonctionner le plus souvent tient en quelques repères. Un café d’accueil à 9 h, qui sert surtout à purger les sujets d’actualité avant d’entrer dans le fond. Le dossier le plus lourd traité entre 9 h 30 et 11 h 30, quand l’énergie est là. Un déjeuner assis à 12 h 30, où se règlent souvent les points qui bloquaient le matin. L’après-midi consacré aux décisions et au plan d’action, pendant que tout le monde est encore dans la pièce. Et une fin vers 16 h ou 17 h, parce qu’au-delà on ne décide plus, on subit.
Le piège classique, c’est de charger l’après-midi en pensant qu’on rattrapera. Ça ne se rattrape jamais.
Vous avez un seul interlocuteur pour la salle, le café, le déjeuner et l’accueil. Il n’y a pas de traiteur à briefer séparément, pas de livraison à surveiller, pas de personne extérieure qui entre dans la pièce en plein arbitrage.
La cuisine est dans le bâtiment, ouverte sur les espaces. C’est ce qui permet de décaler le déjeuner sans que rien ne refroidisse, et d’adapter un plat pour un régime signalé la veille.
Et si votre comité se termine par un moment plus informel, vous pouvez enchaîner sur place, dans un autre espace, sur une activité autour de la cuisine ou simplement un verre. Sans reprendre la voiture.
Non, c’est même l’effectif le plus courant pour un comité de direction. La Meeting Room fait 60 m² et reste confortable jusqu’à 20 ou 22 personnes assises autour de tables, avec de quoi poser un ordinateur et écrire. Une salle trop grande pour 12 personnes est d’ailleurs contre-productive, on se parle mal.
La salle est équipée pour Zoom, Teams, Google Meet et Webex. Le point qui compte le plus n’est pas l’écran mais le micro : quand douze personnes parlent autour d’une table, celui qui est à distance décroche en dix minutes s’il n’entend pas correctement. Dites-nous à l’avance combien de personnes seront à distance, on adapte l’installation.
Oui. Paperboard, feuilles A3, post-it. Demandez-nous simplement de prévoir le matériel, c’est plus simple que de l’apporter.
Comme vous voulez. Assis si vous voulez que les discussions continuent, ce qui est le cas le plus fréquent pour un CODIR. Plus rapide et debout si l’après-midi est chargé. On cuisine sur place, donc si votre matinée déborde de quarante minutes, le déjeuner attend.
Nous sommes en plein centre-ville, donc pas de parking privé. Il y a plusieurs parkings publics à moins de cinq minutes à pied, et la gare est à dix minutes, ce qui règle la question pour ceux qui viennent en train.
Un CODIR se termine rarement après 17 h ou 18 h, et cela ne pose aucun problème. Si vous enchaînez sur un dîner ou une activité le soir, dites-le au moment du devis, on organise la bascule.
Dites-nous la date, le nombre de participants et s’il y a des personnes à distance. On vous répond sous 24 heures ouvrées.
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